种子样品是对种子研究的重要基础物质，其具有代表性，有效性和完整性，这些也正是影响检验结果的重要条件。因此，必须对种子样品工作中样品的接收、发放、流转、保存、处置以及种子样品的识别等各个环节加以重视，并实施有效的质量控制。种子标准样品库管理软件在种子样品库中的应用是十分有效的，也是现代种子库的重要设备。
　　首先对种子样品进行验收，检查种子样品包装、封缄是否完整，重量是否符合GB/T3543.2-1995种子检验规程中规定的不同检测项目的送验样品的zui低重量。并确定其检验性质，如委托检验标注“C”，加注年代及样品编号。在种子样品袋上贴上标识卡，内容包括编号、名称、入库日期及检验状态，便于识别和保存。种子样品应按检验类别、不同作物种类存放，以便于查找。样品库应保证安全、无腐蚀、无虫蛀、清洁干燥和低温（zui高温度不超过15～18℃），要求样品室内开门和窗降到zui少数目，而且须罩有纱网，防止昆虫进入。设专人管理，定期监测样品库内的温度和相对湿度状态，做好记录，发现异常及时解决，尽可能减少种子样品质量劣变，保持原始的发芽率，免除昆虫对种子样品的危害。
　　种子标准样品库管理软件的应用，当送验样品送达检验机构时，样品管理人员应认真检查样品的状态，同时记录作物种类、品种名称、样品重量，送样时间等信息。接收委托检验样品时，要求委托方填写委托单，除记录作物种类、品种名称、检验项目外，还应记录样品重量、送样日期，取报告日期等信息，并要求委托方送样人签字。种子样品的检验任务由业务室下达，检验员持检验任务通知单领取检验样品，并在样品发放单上签字。检验结束退样时，由样品管理员统一称重、登记入库。样品的保存时间根据不同检验项目而不同。一般而言，样品保存时间至少应持续到受检单位对检验结果的异议期以后。品种纯度检验的样品至少应保存该作物的下一个播种季节。保存期满后的样品，经过检验机构负责人批准后由样品管理员填写种子样品销毁处理表，内容包括销毁处理作物种类、名称、原因、数量、时间及批准人、参加销毁人等信息。